Aktuelles

Im dritten Quartal 2009 erfolgte ein Update der zum Einsatz kommenden Software „AFS“ von aforms2web. Die Durchführung von Minor- und Major-Updates ist Bestandteil des „All-In-Servicevertrages“ – amtsweg-Kunden erhalten somit regelmäßig verbesserte und erweiterte Software zur Formularerstellung zur Verfügung. Die neue Version AFS 2.1 enthält u.a. eine Vielzahl von so genannten Extendern, mit denen Formulare „intelligenter“ und spezifischen Anforderungen entsprechend gestaltet werden können.

Aufgrund des aktuellen Bedarfs hat IT-Kommunal als Betreiber des kommunalen E-Formularservice amtsweg.gv.at die kostenlose Sammlung der 17 kommunalen HELP-Formulare um ein neues, für Behörden überaus wichtiges Formular erweitert: Das Formular „Allgemeines Anbringen“ steht ab sofort als weiteres E-Formular kostenlos zur Verfügung.

Amtsweg.gv.at stellt eine normierte Schnittstelle zur Verfügung, sodass eine automatisierte Formulardatenübernahme in gemeindeinterne Fachanwendungen – im Idealfall in ein elektronisches Aktenmanagementsystem (ELAK) – möglich ist.

So ist es beispielsweise im Rahmen von ACTA NOVA möglich, die Daten aus den elektronischen übermittelten Formularen direkt in den egora Posteingang bzw. ACTA NOVA Arbeitsvorrat zu übernehmen. Vorgesehen ist eine so genannte „medienbruchfreie“ Übernahme der Nettodaten (z.B. Antragsteller, Adresse, Betreff etc.), d.h. die für die weitere Bearbeitung erforderlichen Daten werden direkt in den Arbeitsvorrat übernommen, ohne dass der zuständige Sachbearbeiter diese nochmals händisch eingeben muss.

Vorteil: Durch eine automatische Datenübernahme werden Fehler vermieden, die bei einer manuellen Eingabe entstehen können. Darüber hinaus verifiziert das System ob beispielsweise die Antragsteller-Daten bereits erfasst wurden, d.h. der Antragsteller etwa in einem vorhandenen Akt aufscheint.

Ebenfalls automatisch erfolgt die Zuordnung des E-Formulars zu dem entsprechenden Verfahrens- und Leistungsbereich, z.B. Zuordnung eines Antrages auf Baubewilligung zum Bereich „Bauen und Wohnen“.

Um Gemeinden, die das amtsweg-Antragspostfach nutzen, den Zugang zu dem Antragspostfächern  zu erleichtern, wurde amtweg.gv.at als Anwendungsportal in den Portalverbund integriert. Gemeinden können dadurch direkt über ihr Stammportal auf das amtsweg-Antragspostfach zugreifen.

Amtsweg.gv.at-Kunden sowie alle jene Städte und Gemeinden, welche die von amtsweg.gv.at übernommenen kommunalen HELP‐Formulare und das nach wie vor von HELP.gv.at angebotene Formular‐Basispaket nutzen, können zukünftig ALLE eingegangenen Anträge über das amtsweg‐APF (Antragspostfach) abholen. Dies bedeutet nicht nur eine wesentliche Komfortsteigerung, sondern erleichtert zukünftig auch die Übernahme von Formulardaten in Backoffice‐Anwendungen der Kommune. Eine Gemeinde benötigt somit nur noch ein zentrales Postfach!

Am 18. und 19.11 2008 fanden Informationsveranstaltungen in Klagenfurt und Spittal/Drau zum Thema Online-Formulare für Kärntner Gemeinden statt. Unter dem Titel „ E-Gemeinde:Online-Formulare“  wurde den teilnehmenden Gemeindevertretern vom Gemeindeinformatikzentrum Kärnten (GIZ-K) und der IT-Kommunal ein Überblick über die Möglichkeiten einer elektronischen Gemeindeverwaltung mit Schwerpunkt auf den elektronischen Antragseingang geboten.