Neues Formular: Allgemeines Anbringen
Aufgrund des aktuellen Bedarfs hat IT-Kommunal als Betreiber des kommunalen E-Formularservice amtsweg.gv.at die kostenlose Sammlung der 17 kommunalen HELP-Formulare um ein neues, für Behörden überaus wichtiges Formular erweitert: Das Formular „Allgemeines Anbringen“ steht ab sofort als weiteres E-Formular kostenlos zur Verfügung.
§13 AVG sieht für Anbringen an die Behörde jede technische Form vor, die die Behörde empfangen kann. Das heißt, neben schriftlichen Ansuchen in Papierform muss der Bürger auch die Möglichkeit haben, Anträge elektronisch bei der Behörde einzubringen. Form und besondere Bedingungen (spezielle Adressen, Datenformate, Dateigröße) bestimmt die Behörde. Eine mögliche Form sind Anbringen per E-Mail, allerdings kann bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail weder Identität und Authentizität des Absenders eindeutig festgestellt werden noch ist die Authentizität von Beilagen sichergestellt – es handelt sich in der Regel um eine unverschlüsselte Kommunikation. Darüber hinaus besteht keine gesicherte Übertragung oder Empfangsbestätigung und der Absender hat keinen Einfluss auf Übertragungszeit und –dauer. Zusätzlich besteht besonders bei publizierten E-Mail-Adressen SPAM-Gefahr.
Eine gesicherte elektronische Übermittlung von Daten ist somit nur mittels elektronischer Formulare möglich. Auf Wunsch des Österreichischen Städtebundes hat amtsweg.gv.at die Sammlung der kommunalen HELP-Formulare um das so genannte „Allgemeine Anbringen“ erweitert: Bürger nehmen bei allgemeinen Anfragen, Anregungen, Beschwerden mittels Online-Formular Kontakt mit der Behörde auf. Anfragen, Anliegen oder Anbringen, die keine gesetzlich zwingende Eingabeform erfordern, können damit auf sicherem Wege an die Behörde übermittelt werden. Auch das Bundeskanzleramt empfiehlt Behörden den Einsatz eines Webformulars für allgemeine Anbringen auf elektronischem Wege.
Der Bürger kann das Formular unabhängig von Öffnungszeiten von zu Hause aus ausfüllen, elektronisch signieren, Beilagen anfügen und an die Behörde übermitteln. Ein elektronisches Formular bietet für den Absender eine sichere Übertragung (SSL), eine gesicherte Empfangszeit und eine Übermittlungsbestätigung, außerdem wird kein eigenes E-Mail-Programm benötigt.
Die Behörde kann bei Einlangen des Formulars mittels Signaturprüfung die Authentizität des Absenders sowie der übermittelten Beilagen feststellen. Die Antragsdaten werden in strukturierter Form übergeben und können automatisch in die EDV-Anwendungen der Gemeinde übernommen werden. Durch die Hinterlegung eines Personennamens mit einem Formular anstelle einer E-Mail-Adresse kann auf die Publikation von E-Mail-Adressen verzichtet und die SPAM-Gefahr reduziert werden.