Projektbeschreibung

Die sechs niederösterreichischen Städte St.Pölten, Wiener Neustadt, Krems, Waidhofen/Ybbs, St.Valentin und Schwechat haben sich 2004 unter der Projektleitung des Magistrats St.Pölten und mit externer Begleitung durch Public Management Consulting zu einer interkommunalen Kooperation zusammengeschlossen. Ziel des Projekts war die Reform, Vereinheitlichung und anschließende elektronische Umsetzung von kommunalen Formularen. Dazu wurden 60 Formulare vorwiegend aus dem eigenen Wirkungsbereich der Gemeinde (konkret: Abgaben und Gebühren, Bauwesen, Sozialbereich, Leistungsverwaltung und diverse andere Bereiche) ausgewählt, einer konstruktiven Formularkritik unterzogen, reformiert und weitgehend vereinheitlicht. Danach erfolgte eine inhaltliche und grafische Anpassung an die aktuellen E-Government-Empfehlungen und  Richtlinien (z.B. Styleguide, Datenstruktur). In einer weiteren Phase wurde ein gemeinsames Vergabeverfahren für den Ankauf und die Implementierung einer Formularserversoftware durchgeführt – die technisch-organisatorische Betreuung erfolgte durch PuMa – Public Management Consulting, zur rechtlichen Betreuung wurde als Vergabeexperte RA Dr. Casati herangezogen. Den Auftrag erhielt dabei die Softwarefirma ANECON mit deren Produkt AFS (Anecon Form Server). Die angekaufte Formularserversoftware wird für alle Städte gemeinsam von einem externen IT-Dienstleister betrieben.

Erfolgreicher Projektabschluss im April 2006

Die Umsetzung auf Basis AFS erfolgte Anfang 2006 – die 60 Formulare liegen seit Anfang April 2006 in elektronischer Form vor und werden von den Projektstädten bereits eingesetzt. Im Rahmen einer zweiten Projektphase wurden bis Ende 2006 weitere externe und auch interne Formulare vereinheitlicht und modelliert. Für die Schaffung von komplett durchgängigen Verfahren ist zusätzlich die Integration der Nettodaten aus den elektronischen Formularen in Workflowmanagementsysteme und E-Government-Frameworks bzw. eine Anbindung an verschiedene Fachanwendungen notwendig. Eine derartige Umsetzung wurde bereits im Rahmen von egoraVB (egora Vorgangsbearbeitung) realisiert: Eine direkte Übernahme der Nettodaten aus den Formularen in egora Posteingang bzw. Arbeitsvorrat ist möglich.

Mit Abschluss der ersten Projektphase können nun auch andere Städte und Gemeinden aus ganz Österreich der Initiative beitreten. Da das Vergabeverfahren österreichweit für alle Gemeinden durchgeführt wurde, sind für neu hinzukommende Kommunen diesbezüglich auch keine weiteren Schritte erforderlich. 

Aktuelle Aktivitäten 

Übernahme kommunaler HELP-Formulare

Im November 2008 hat HELP.gv.at sein Formularangebot auf ein kommunales Basispaket mit 24 Formularen – überwiegend aus dem übertragenen Wirkungsbereich des Bundes – reduziert. Alle weiteren Formulare aus dem Gemeindebereich wurden eingestellt und werden von HELP.gv.at nicht mehr angeboten. Auf Wunsch des Österreichischen Städtebundes wurden diese Online-Formulare in den von der ITKommunal GmbH betriebenen kommunalen E-Formular-Service „amtsweg.gv.at“ (www.amtsweg.gv.at) übernommen und den HELP-Partnergemeinden weiterhin kostenlos zur Verfügung gestellt. Seit der Übernahme der Formulare haben sich bis Juli 2009 bereits 230 HELP-Partnergemeinden zur kostenlosen Nutzung dieser 17 Formulare angemeldet. Die Formulare werden nach Vorgabe der Gemeinde im jeweiligen Corporate Design (Stadtfarben, Wappen/Logo) eingerichet, außerdem wird jeder Gemeinde ein Antragspostfach zur Verfügung gestellt.

HELP-Formularabholung durch amtsweg.gv.at und Portalverbund

Amtsweg.gv.at-Kunden sowie alle jene Städte und Gemeinden, welche die von amtsweg.gv.at übernommenen kommunalen HELP-Formulare und das nach wie vor von HELP.gv.at angebotene Formular-Basispaket nutzen, können Anträge aus allen diesen Formularsammlungen über das amtsweg-APF (Antragspostfach) abholen. Dies bedeutet nicht nur eine wesentliche Komfortsteigerung, sondern erleichtert auch die Übernahme von Formulardaten in Backoffice-Anwendungen der Kommune. Eine Gemeinde benötigt somit nur noch ein zentrales Postfach!

Darüber hinaus ist das Amtsweg-Antragspostfach auch über den Portalverbund zugänglich, sodass die Gemeinden dadurch direkt über ihr Stammportal auf das amtsweg-Antragspostfach zugreifen können und eine gesonderte Benutzerregistrierung sowie ein gesondertes Login nicht mehr notwendig sind.

Schnittstelle zur Datenübernahme

amtsweg.gv.at stellt außerdem eine normierte Schnittstelle zur Verfügung, mit welcher Formulardaten in gemeindeinterne Fachanwendungen beziehungsweise in ein elektronisches Aktenmanagementsystem (ELAK) automatisiert übernommen werden können. Diese Schnittstelle wurde im XML-E-Format der so genannten "E-Government-Kommunikationsarchitektur" umgesetzt.

Neues Formular "Allgemeines Anbringen"

Aufgrund des aktuellen Bedarfs hat ITKommunal als Betreiber von amtsweg.gv.at die kostenlose Sammlung der 17 kommunalen HELP-Formulare um ein neues, für Behörden überaus wichtiges Formular erweitert: Das „Allgemeine Anbringen“ steht ab sofort als weiteres E-Formular kostenlos zur Verfügung. Es entspricht den Anforderungen des § 13 AVG, welcher für Anbringen an die Behörde jede technische Form, die die Behörde empfangen kann, vorsieht. Anbringen sind laut AVG somit auch per E-Mail möglich, diese Übermittlungsform birgt jedoch sowohl für Bürger/Absender als auch für die Behörde/Empfänger Unsicherheiten in sich (unverschlüsselte Kommunikation, Authentizität des Absenders ist nicht eindeutig feststellbar etc.). Daher empfiehlt unter anderem auch das Bundeskanzleramt Behörden den Einsatz eines Webformulars für allgemeine Anfragen, Anliegen oder Anbringen, die keine gesetzlich zwingende Eingabeform erfordern.

Landesformularsammlung in Kärnten

Das Gemeindeinformatikzentrum Kärnten (GIZ-K) stellt sämtlichen Kärntner Gemeinden E-Formulare über eine zentrale amtsweg-Formularsammlung zur Verfügung. Diese können die Formulare im Rahmen eines neu konzipierten „Regionenmodells“ nützen, das den vollen Funktionsumfang von amtsweg.gv.at bietet mit der einzigen Einschränkung, dass sich alle Gemeinden eine einzige Formularsammlung teilen müssen und somit nicht selbständig Änderungen oder Erweiterungen bei Formularen vornehmen können. Die Formulare selbst werden trotzdem im Corporate Design der Gemeinde erstellt, außerdem erhält jede Gemeinde ihr eigenes Antragspostfach. Inhaltliche Änderungen sind individuell nicht möglich, allerdings haben teilnehmende Gemeinden die Möglichkeit, sich im Rahmen einer vom GIZ-K koordinierten Arbeitsgruppe bei der Erstellung oder Adaptierung von Formularen einzubringen.

Derzeit nutzen bereits mehr als 80 Kärntner Gemeinden (rund 60%) die Kärnten-spezifischen amtsweg-Formulare. Ein ähnlicher Service ist auch für die Steiermark geplant, zur Zeit läuft diesbezüglich gerade eine Erhebung des Österreichischen Städtebundes.

Software-Update

Im dritten Quartal 2009 erfolgt ein Update der zum Einsatz kommenden Software „AFS“ von aforms2web. Die Durchführung von Minor- und Major-Updates ist Bestandteil des „All-In-Servicevertrages“ – Amtsweg-Kunden steht somit regelmäßig verbesserte und erweiterte Software für eine Formularerstellung zur Verfügung. Die neue Version „AFS 2.1“ enthält u. a. eine Vielzahl von sogenannten „Extendern“, individuelle Programmerweiterungen, mit denen Formulare „intelligenter“ und spezifischen Anforderungen entsprechend gestaltet werden können.