Projektziele

Reform des Formularwesens und Standardisierung zwischen den Partnerstädten (Formulare, Verfahren)

Zu Beginn wurden ca. 400 bis 500 Formulare aus den sechs initialen Partnerstädten erhoben. Anhand eines Kriterienkataloges erfolgte eine Auswahl von 60 Formularen, welche eine sehr hohe Frequenz (Anzahl Geschäftsfälle pro Jahr) in den Städten aufweisen. Diese wurden danach in fachbezogenen Workshops gemeinsam mit den zuständigen Sachbearbeitern aus den Städten gegenübergestellt, so weit als möglich vereinheitlicht und optimiert. Zusätzlich erfolgte eine Anpassung der in den Workshops abgestimmten Formulare an die Richtlinien und Empfehlungen der österreichischen E-Government Strategie.

E-Government-Konformität (gemäß E-Government-Strategie)

Ein wesentliches Ziel des Projektes stellte die Konformität mit der österreichischen E-Government Strategie dar. Die Berücksichtigung folgender Standards und Empfehlungen war dabei maßgeblich:

Formular-Styleguide (Version 1.3) & ÖNORM
Online-Dialoge/Abschlussdialog
Diakritische Zeichen
WAI-Konformität (Stufe A, ab 01.01.2008 Pflicht)
Internet-Policy
Standarddaten für E-Formulare (st-dat 1.2)
E-Government-Standard-Formularbausteine
Personendaten (PersonData)
XML-Eingangsprotokoll
Bürgerkarten-Signatur

Gemeinsamer Beschaffungsvorgang

In Vorbereitung eines gemeinsamen und zentralen Betriebs des Formularservers, wurde eine Arbeitsgemeinschaft zur verwaltungsübergreifenden Durchführung eines Vergabeverfahrens gegründet. Die Abwicklung des Verfahrens umfasste die Erstellung eines Pflichtenhefts, die Ausschreibung sowie die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit juristischer Begleitung. Das Vergabeverfahren wurde österreichweit durchgeführt, für neu hinzukommende Kommunen sind daher diesbezüglich keine weiteren Schritte notwendig.

Einmalige elektronische Umsetzung der Formulare

Die in den Workshops abgestimmten und vereinheitlichten 60 Formulare aus verschiedensten Bereichen des eigenen Wirkungsbereichs der Gemeindeverwaltung wurden einmal als Standardsammlung in der Formularserversoftware AFS der Firma Anecon umgesetzt. Die individuellen Formularsammlungen der Städte werden von der Standardsammlung abgeleitet, Änderungen in dieser schlagen jedoch auf die städtespezifischen Formularsammlungen durch.

Zentraler Betrieb der Formulare

Der Betrieb des Formularservers wurde ausgelagert und erfolgt zentral für alle Städte durch einen externen Dienstleister.

Kostenreduktion bei den Partnerstädten

Aufgrund der Projektabwicklung im Rahmen einer interkommunalen Kooperation ergaben sich für die einzelnen Projektpartner gleich mehrere Kostenvorteile:

Kostenteilung bei der externen Projektbegleitung
Kostenreduktion infolge eines gemeinsamen Vergabeverfahrens
Kostenreduktion durch gemeinsamen Betrieb des Formularservers
Auslagerung der Formularservers an einen externen Betreiber
Förderungsmittel der Landesgruppe Niederösterreich des Österreichischen Städtebundes für das interkommunale Kooperationsprojekt
10% Refundierung bei Weiterentwicklung, d.h. Teilnahme weiterer Städte und Gemeinden am Projekt

Beitritt neuer Städte und Gemeinden

Die erste Projektphase wurde im April 2006 erfolgreich abgeschlossen, das Projekt ist nun offen für Städte und Gemeinden aus ganz Österreich. Kommunen, die dem Projekt beitreten, können dabei folgende Vorteile in Anspruch nehmen:

Keine einmaligen Lizenzgebühren für die Formularserversoftware von aforms2web, sondern gleichbleibendes, laufendes Nutzungsentgelt, das sämtliche Nebenkosten wie Betrieb, Wartung und Qualitätskontrolle der Formulare beinhaltet;
Zugriff auf ca. 80 abgestimmte und den österreichischen E-Government-Richtlinien entsprechende Formulare als Ausgangsbasis mit der Möglichkeit jeglicher individueller gemeindespezifischer Anpassungen;
17 bundesweit einheitliche Formulare, welche vom Amtshelfer des Bundes, HELP.gv.at, exklusiv übernommen wurden;
Möglichkeit einer automatischen Übertragung der Formulardaten aus den von HELP.gv.at angebotenen Formularen in das Antragsdatenpostfach von amtsweg.gv.at;
Zugriff auf rund 350 vordefinierte, E-Government-konforme Formularbausteine für den Aufbau eigener, neuer Formulare;
Möglichkeit, mit einem "Formulardesigner" eigene, neue Formulare aufbauen und nützen zu können;
Kosten- und Aufwandsminimierung durch gemeinsamen Betrieb des Formularservers für alle teilnehmenden Städte und Gemeinden. Dennoch kann jede Stadt über ihren individuellen Mandanten verfügen (außer im Falle der kostengünstigeren Regionenmandanten, hier bedarf es inhaltlich einer regionalen Abstimmung, optisch findet sich das Corporate Design jeder Gemeinde in den Formularen wieder);
Weiterentwicklung der Projekts im Rahmen einer vom ZVK - Zentrum für Verwaltungskooperation begleiteten Arbeitsgruppe der teilnehmenden Städte;
indirekter Rückfluss an die Städte und Gemeinden durch eine Beteiligung des Vereins ZVK - Zentrum für Verwaltungskooperation am amtsweg.gv.at-Betreiber (IT-Kommunal GmbH);
Standardmäßige Anbindung des Formularservers an Acta Nova, den kommunalen ELAK, und E-Government-strategiekonforme XML-E-Schnittstelle für die Formulardatenabholung durch jede andere Backoffice-Software.

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